Braucht es eine Recruitment-Abteilung, um zu wachsen?

Klar kannst du tausende von Euros für spezialisierte Software oder Headhunter ausgeben. Aber auch mit wenig Budget können Unternehmer:innen ohne Personalabteilung erfolgreich einstellen. 

Die gute Nachricht ist: Als Jung- oder Kleinunternehmen kommst du auch ganz ohne aus, denn du bist für zukünftige Teammitglieder wahnsinnig attraktiv. Auch, wenn du nicht die Gehälter von Großkonzernen zahlen kannst.

Denn bei den aktuellen Generationen auf dem Arbeitsmarkt ist persönliche Weiterentwicklung hoch im Kurs: Wenn Teammitglieder den Grundstein des Unternehmens mit dir legen, direktes Feedback erhalten und geben dürfen sowie gelegentlich örtliche und zeitliche Flexibilität genießen.

Damit die Einstellung der ersten Superstars gelingt, kannst du einige Weichen legen:

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1.Entscheidung fällen: Welche Strategie in der Teammitglieder-Gewinnung wendest du an? 

Für kleine Unternehmen gibt es zwei Hauptstrategien. Variante A: Die Einstellung eines "Mini-Me", also eines generalistischen Junior-Mitarbeitenden, der dir nach einem strukturierten Briefing sogenannte low-value Tasks abnimmt. Vorteil: Du musst ein geringeres Gehalt stemmen und durch dein Know-how gelingt die Einarbeitung schneller. Nachteil: Während ein hoher Zeitaufwand in die Einarbeitung fließt, könnten sich in deinen schwächeren Bereichen weitere Defizite einschleichen.

Variante B: Specialized-Senior Hiring. Hier stellst du jemanden mit Verantwortung für einen gesamten Aufgabenbereich ein, beispielsweise im Vertrieb. Vorteil: Du holst dir Fachwissen ins Haus und kannst dich auf andere Dinge konzentrieren. Nachteil: Höhere Gehälter müssen einkalkuliert werden sowie das Risiko, eine Person mit veraltetem Wissen einzustellen. Besonders in dynamischen Bereichen wie Marketing, Vertrieb oder Recruiting kann dies eine Herausforderung sein.
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2.Reflexion: Welche Werte hat dein Unternehmen? Welche Werte müssen von Bewerber:innen mitgebracht werden?

Deine Unternehmenswerte sind das Fundament, auf dem dein gesamtes Team aufbaut. Bevor du in den Einstellungsprozess gehst, solltest du dir darüber im Klaren sein, welche Werte in deinem Unternehmen gelebt werden und wie diese im Alltag sichtbar sind. Sind Innovation und Flexibilität zentrale Bestandteile deiner Unternehmenskultur? Oder legst du besonderen Wert auf Teamarbeit und Transparenz?

Wenn du diese Fragen für dich beantworten kannst, fällt es dir leichter, Bewerber:innen zu identifizieren, die nicht nur fachlich, sondern auch kulturell zu deinem Unternehmen passen. Denn ein Teammitglied, das deine Werte teilt, integriert sich nicht nur schneller, sondern bleibt auch langfristig motiviert. Im nächsten Schritt kannst du die für dein Unternehmen wichtigen Werte durch entsprechende Fragen im Bewerbungsgespräch hervorholen.

Wenn du zum Beispiel auf Lösungsorientiertheit Wert legst, könntest du fragen: „Stell dir vor, es besteht das Problem X in unserem Marketing. Wie würdest du vorgehen, um mögliche Lösungsansätze zu identifizieren?“ Überlege dir vorher, welche Antwort für dich das Nonplusultra oder ein Ausschlusskriterium wären.

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3.Umsetzung: Wie kann ich Stellenausschreibungen verfassen, die Bewerber:innen garantieren ?
Beim Verfassen der Stellenausschreibung gewinnst du, wenn du sie so konkret wie möglich machst, sei es im Bezug auf die Unternehmensmission, Aufgaben, Home-Office-Möglichkeiten oder bei der Gehaltsspanne. Konzentriere dich darauf, die Frage “Warum sollte ich in dem Unternehmen arbeiten, ausgerechnet in dieser Rolle?” aus der Perspektive möglicher Bewerber:innen zu beantworten. Auch die Erwähnung des Home-Office-Teils bereits im Stellentitel, z.B. “Marketing Manager (m/w/d) - 60% Home Office”, kann einen Unterschied machen. Der Anhang “m/w/d”, “all genders” oder “m/f/x” bei englischsprachigen Stellen signalisiert, dass Diversität willkommen ist. Zwar ist die Erwähnung nicht rechtlich vorgeschrieben, aber von Arbeitsrechtler:innen aufgrund des Arbeitnehmergleichbehandlungsgesetzes (AGG) empfohlen.

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4.Sichtbarkeit: Wie kann ich meine Stelle sinnvoll streuen?
Bekannte Portale wie Indeed oder Stepstone empfehle ich dir auszuklammern. Bei monatlichen Kosten von 500 € pro Stellenanzeige trudeln teilweise lieblose Bewerbungen ein. Stattdessen empfehle ich dir, die Stellenausschreibung auf deiner Website aufzunehmen und sie zusätzlich auf  join.com zu streuen. Hier kannst du bis zu zwei Stellenausschreibungen für 0 € platzieren. Sie werden automatisch auch auf anderen kostenfreien Portalen ausgespielt, was sehr schnell, sehr passende Bewerbungen bedeutet.

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5. Effizienz: Wie sieht ein Einstellungsprozess aus, der die richtigen Menschen auswählt?
Ein Bewerbungsprozess für Jung- oder Kleinunternehmen sollte weniger als 4 Schritte umfassen. 1. Entspanntes Kennenlernen beider Parteien und Klärung von Rahmendaten und Erwartungen. Anschließende Aushändigung einer Probeaufgabe an Bewerber:innen. 2. Tieferes, fachliches Gespräch mit der Vorstellung der Probeaufgabe und Feedback. 3. Einladung vor Ort, z.B. zu einem Team-Zusammentreffen zur Klärung des Teamfits. Ich möchte dir ans Herz legen, dir jeweils 3 Fragen zu folgenden Punkten zu überlegen: Zur Persönlichkeit, zur Motivation, Fähigkeiten und der Arbeitsweise. Von Fragen zum Familienstatus, der Herkunft, dem Alter und ähnlichen privaten Themen ist nach dem AGG komplett abzusehen.

6. Dokumentation: Wie dokumentiere ich richtig und halte die Daten zusammen?
Der Markt wimmelt nur so vor Bewerbermanagementsystemen oder ATS (für “Applicant Tracking System”), die ermöglichen, Kandidat:innen-Daten und Feedback an einem Ort zu speichern, Interviews zu terminieren und den Bewerbungsprozess sowie die Kandidat:innen Stati im Blick zu behalten. Bei unter 10 zu besetzenden Stellen im Jahr, rate ich von ihnen ab. Stattdessen kannst du dir eine schlanke Version selbst, z.B. auf Google Sheets, erstellen. Ein Beispiel zum Download:

Zusätzlich wichtig: Alle Bewerber:innendaten müssen nach 6 Monaten laut DSGVO gelöscht werden.

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Auch ohne eine eigene Recruitment-Abteilung kannst du strukturiert und erfolgreich neue Teammitglieder einstellen. Es erfordert lediglich klare Strategien, gezielte Reflexion und eine sorgfältige Umsetzung. Indem du deine Werte definierst, authentische Stellenausschreibungen erstellst und die Reichweite der Ausschreibungen gezielt erhöhst, legst du den Grundstein für ein starkes Team. Ein effizienter und dokumentierter Einstellungsprozess stellt sicher, dass du die richtigen Menschen findest, die dein Unternehmen weiterbringen. So kannst du einen nachhaltigen Wachstumskurs einschlagen – ganz ohne Schnick-Schnack oder horrende Kosten.