Best Practises & Check-Liste für Büro Bewerbungen

Du hast ein Unternehmen gegründet und suchst nun nach den passenden Räumen? Perfekt, denn der erste Schritt ist schon getan: du entscheidest dich aktiv dafür, einen dauerhaften Sitz zu haben. Doch ist die Bürosuche wie eine Wohnungssuche? Im heutigen Artikel möchte ich dir ein paar Tipps und Vorbereitungen auf den Weg geben, damit deine Bürosuche so einfach wie möglich ist und du so schnell wie möglich fündig wirst.

Folgende Fragen solltest du dir vorab gestellt haben:

1. Ab wann suchst du?
2. Mit welcher Mietzeit rechnest du?
3. Wie groß soll das Büro sein?
4. Benötigst du Großraum oder geteilte Räume?
5. Wie ist die Lage / Erreichbarkeit für Mitarbeitende?
6. Welchen Betrag könntest du maximal zahlen?
7. Benötigst du eine langfristige Lösung wie ein Büro, oder eine kurzfristige, wie einen Co-Working Space? 

Anders als bei Mietwohnungen wird bei Büros in der Regel eine feste, also befristete Mietlaufzeit vereinbart, welche meistens zwischen 5-10 Jahren liegt. Es gibt aber auch Eigentümer:innen, die kürzere Mietzeiten ab 3 Jahren akzeptieren, insbesondere bei kleineren Mietflächen. Das sollte dir vorab bewusst sein.

Bei der Größe des Büros sei zu beachten, dass der Arbeitsschutz eingehalten werden muss. In der Regel sollte je Mitarbeiter:in eine Arbeitsfläche zwischen 8-12 Quadratmeter vorhanden sein. Daraus lässt sich dann errechnen, wie groß dein Büro mindestens sein sollte. Planst du schon mit der Einstellung weiterer Mitarbeiter:innen, sollte das Büro entsprechend größer sein.

Bezüglich der Büropreise musst du in der Regel mit höheren Preisen rechnen, als bei einer Mietwohnung. Hinzukommen Nebenkosten sowie meist auch eine Verwaltungspauschale, für deren Zulässigkeit jedoch besondere rechtliche Anforderungen bestehen. Denke auch daran, dass du eine Kaution oder Bankbürgschaft hinterlegen musst. Diese kann unterschiedlich hoch sein. Meistens um die 3 Nettomonatsmieten. Zudem werden in der Regel Index- oder Staffelmieten vereinbart, da es ohne eine solche Klausel für den gesamten Zeitraum der Mietvertragslaufzeit in der Regel keine andere Möglichkeit für Eigentümer:innen gibt, die Miete anzupassen. Achte bei deiner Planung also darauf, dass sich die Miete über die Jahre womöglich erhöhen wird. Gängige Immobilienportale für deine Suche sind ImmobilienScout24 und Immowelt, aber auch individuelle Seiten wie Bürosuche o.ä. sind gute Anlaufstellen, um auf die Suche zu gehen.

Falls du ein passendes Büro gefunden hast und für eine Bewerbung vorbereitet sein willst, kannst du als Unternehmen bereits folgende Unterlagen beschaffen:

1. Creditreformauskunft oder alternativ die letzten drei BWA’s (Betriebswirtschaftliche Auswertung), sofern bereits vorhanden
2. Personalausweis
3. Handelsregisterauszug
4. ggf. Businessplan

Als Privatperson ohne gegründete Firma werden meist folgende Unterlagen verlangt:

- Schufa Auskunft

- Personalausweis

- ggf. Businessplan

Bei einem neu gegründeten Unternehmen wollen die Vermieter:innen meist einen Businessplan sehen, um eine gewisse Planungssicherheit bei einer längerfristigen Vermietung zu haben. Hier wird also geprüft, ob dein Unternehmen tragfähig ist beziehungsweise eine positive Entwicklung verzeichnet, die eine gewisse Zahlungssicherheit aufweist.

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Wenn du diese Dinge schon beachtest, bist du optimal vorbereitet für die Bürosuche und -bewerbung!